Como alterar número e série da Nota Fiscal
Entender como ajustar a numeração e a série das suas Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e/NFC-e) dentro do sistema é fundamental para manter a conformidade fiscal e evitar rejeições junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
A numeração de uma nota fiscal segue uma ordem cronológica e sequencial obrigatória, controlada pela série do documento. Embora o ERP da Olist faça esse gerenciamento de forma automatizada no dia a dia, existem situações específicas que exigem a alteração manual dessas informações — principalmente ao migrar de um antigo sistema emissor para o nosso ERP ou ao iniciar a operação de uma nova filial.
Neste guia prático, você aprenderá como alterar a série e número da Nota Fiscal no sistema ERP da Olist.
Como alterar a série da Nota Fiscal
A Série da Nota Fiscal é informada dentro das Naturezas de Operação cadastradas no ERP. Para realizar essa configuração no sistema, siga o caminho:
- No menu do ERP, acesse: Configurações > Configurações ERP
- Selecione a aba: Notas Fiscais
- Selecione a opção conforme o tipo de operação:
- Naturezas de operação entrada (tributação)
- Naturezas de operação saída (tributação)
- Clique sobre a Natureza de Operação em que deseja ajustar a série
- Localize o campo Série e digite o número correspondente (ex: 1, 2, 3 e etc.).
- Clique em Salvar.
Observação: a série de uma nota também pode ser alterada manualmente ao editar uma nota fiscal que já esteja salva, desde que ela ainda não tenha sido autorizada na Sefaz.
Como alterar o número da Nota Fiscal
Por padrão, o campo Número da nota fiscal é bloqueado para evitar falhas na sequência numérica. Porém, o administrador da conta pode liberar a edição temporariamente.
1. Habilitar edição da numeração
O primeiro passo para que você consiga alterar a numeração da Nota Fiscal é habilitar o parâmetro que permite a edição.
Para isso, no menu do ERP siga o fluxo:
- Configurações > Configurações ERP
- Na aba “Notas Fiscais” selecione a opção: Configuração da Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
- Na seção de “Configurações adicionais” aperte em: exibir
- Desligue o parâmetro “Bloquear edição do número da nota fiscal”
- Salve as configurações.
2. Ajustar numeração
Para ajustar a numeração da Nota Fiscal, siga o fluxo abaixo:
- Menu ERP > Vendas > Notas Fiscais
- Localize e abra a Nota que deseja ajustar a numeração
- Aperte no botão "editar"
- No campo “Número” ajuste a numeração e aperte em salvar.
Importante: a edição do número só é permitida em notas pendentes. Após a autorização pela SEFAZ, o sistema bloqueia a alteração para garantir a validade jurídica do documento.
3. Bloquear edição do número
Para evitar edições indevidas na numeração da Nota Fiscal, é importante, após alterar para a numeração/sequência correta, bloquear a edição da numeração.
Para isso, siga:
- Menu do ERP > Configurações > Configurações ERP
- Na aba “Notas Fiscais” selecione a opção: Configuração da Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
- Na seção de “Configurações adicionais” aperte em: exibir
- Ative o parâmetro “Bloquear edição do número da nota fiscal”
- Aperte em salvar.
Importante: o ERP seguirá a sequência automaticamente a partir do maior número já emitido.
Exemplo: Se a última nota emitida no sistema for a nº 11 e você alterar uma nota para nº 08, a próxima nota gerada pelo sistema será a nº 12.
