Guia rápido de configurações finais para iniciar sua operação online no ERP

Para a correta emissão da NF-e no ERP da Olist, siga com a conferência de todos os tópicos abaixo. 

1.Conferir naturezas de operação 

As naturezas de operação são as regras que definem a finalidade (tributação) de cada Nota Fiscal. 

A partir delas é possível identificar o tipo de movimentação (compra, venda, devolução ou transferência) e garantir o correto cumprimento das obrigações fiscais e a aplicação dos impostos devidos (ICMS, IPI, PIS, COFINS, etc.)

Nas naturezas de operação é importante conferir: 

• CFOP
• N° da Série 
• Impostos e Alíquotas

Para conferir as naturezas de operação e as regras relacionadas, siga o fluxo abaixo: 

• Menu > Configurações > aba “notas fiscais”
  1. Naturezas de operação de entrada (tributação)
  2. Naturezas de operação de saída (tributação)

2. Alterar ambiente das notas fiscais

Para que a emissão da NF-e seja realizada no ERP com validade jurídica, é necessário que o ambiente esteja em produção.

Para isso, siga o fluxo: 

1. menu > configurações > aba Notas fiscais > Ambiente das notas fiscais 
2. Selecione a opção: Emissão de notas fiscais com validade jurídica
3. Aperte em: Salvar

Definir as configurações gerais do estoque no ERP para o sistema seguir corretamente as regras de movimentação de entrada e saída, garantindo a precisão dos saldos.

Para isso, siga o fluxo:

1. menu > configurações > aba “Suprimentos” 
2. Selecione a opção “Configurações de estoque”
3. Parametrize as regras conforme a sua operação 

Segue abaixo todas as validações necessárias no módulo de cadastro de produtos. 

1. Conferência de dados fiscais nos produtos

Para que a emissão da NF-e aconteça sem erros, é extremamente importante que todos os produtos cadastrados estejam com os dados fiscais preenchidos: 

• NCM 
• Unidade 
• Origem

Para validar se esses dados estão preenchidos no cadastro do produto, siga o fluxo abaixo: 

• Menu > Cadastros > Produtos > mais ações > produtos com problemas fiscais

Caso identifique produtos em que essas informações não estão preenchidas, siga com a inclusão das informações faltantes antes de gerar a Nota Fiscal.

 2. Preenchimento de dimensões e peso dos produtos

Para as operações com plataformas de e-commerce, ou seja, empresas que possuem loja própria da marca, o preenchimento das dimensões e peso dos produtos no ERP são essenciais para que a cotação de frete ocorra. 

Existem duas formas para conferir se esses dados estão preenchidos:

1. Manual 

Conferir individualmente no cadastro de cada produto. Esse processo é recomendado para clientes que possuem um portfólio pequeno cadastrado no ERP. 

Siga o fluxo: 

• Menu > Cadastros > Produtos
• Selecione o produto
• Confirme se as dimensões e pesos estão preenchidos
• Confira se a informação está correta 
• Caso precise preencher ou corrigir, aperte no botão “editar” 

2. Via planilha

A correção via planilha é o processo recomendado para clientes que queiram fazer essa correção de forma massiva. Para isso, siga o processo abaixo: 

A primeira etapa do processo é exportar os produtos via planilha:

• menu > cadastros > Produtos > apertar no botão “mais ações”
• Selecionar a opção: exportar produtos para planilha
• Corrija e/ou preencha as dimensões e pesos dos produtos

A segunda etapa é importar a planilha com as informações de peso e dimensões preenchidas. Para isso, siga o processo: 

• menu > cadastros > Produtos > apertar no botão “mais ações”
• Selecione a opção: “importar produtos de uma planilha”

3.Vínculo de anúncios com produtos

Para que a sincronização de estoque entre os diferentes canais de venda,  integrados no ERP aconteça de forma correta, é necessário que os anúncios dos marketplaces estejam vinculados ao produto cadastrado no ERP.

Para confirmar se todos os anúncios estão relacionados aos produtos, siga o fluxo abaixo: 

• menu > cadastros > Anúncios > gerenciar
• Aperte no botão: filtros 
• No campo “Situação” selecione a opção: Não relacionado

O relacionamento pode ser realizado de diferentes maneiras a depender do contexto. Para maiores informações sobre esse processo assista o vídeo a seguir:  

• Entenda o funcionamento do módulo Anúncios no Sistema ERP da Olist

Essa configuração é exclusiva para clientes que vão utilizar o multi-empresa para compartilhamento de estoque entre as empresas do grupo. 

1. Depósito padrão da integração

Nesses casos, será necessário que dentro das integrações de todas as empresas do grupo, a regra de depósito de estoque esteja com opção: TODOS OS PRÓPRIOS

Para confirmar esse parâmetro, siga o fluxo abaixo: 

• menu > início > Integrações > gerenciar
• Na aba “Produtos” selecione a opção: Regras de estoque
• Selecione a opção: Todos os próprios 
• Salve a configuração 

Todas as conferências abaixo deverão ser realizadas nas plataformas já integradas no ERP.

Para essa validação, siga o fluxo a seguir: 

• menu > início > Integrações > gerenciar 

1. Regras de estoque

Para confirmar a regra de estoque na integração, acesse a aba “produtos”.

Nesse parâmetro, para que o ERP seja responsável por atualizar e gerenciar o estoque da integração, será necessário selecionar uma das regras abaixo:

• Saldo físico: o ERP irá atualizar o estoque dos anúncios no canal de venda, de acordo com o estoque físico real informado no cadastro do produto.
• Saldo disponível: o ERP irá atualizar o estoque dos anúncios no canal de venda considerando o saldo físico menos as reservas de estoque (vendas que ainda não foram aprovadas). 

2. Naturezas de operação

Confirme se a natureza de operação selecionada na integração estão corretas e condizem com as regras de tributação cadastradas e configuradas por você no ERP e são aplicáveis às vendas do canal de venda em questão. 

3. Habilitar sincronização automática de pedidos

A sincronização automática é o “coração” da sua operação online. Ao ativar essa função, o ERP passa a monitorar seus canais de venda (Marketplaces ou E-commerce) de forma constante, importando cada nova venda sem a necessidade de intervenção manual.

4. Envio de dados da NFe

Para confirmar a regra desse parâmetro, na integração acesse a aba “pedidos”. 

Para que a NF-e gerada a partir do ERP, seja enviada aos canais de venda, é extremamente importante que nesse parâmetro esteja selecionado a opção: Automático ao autorizar nota fiscal

Dessa forma, garantimos que, assim que a NF-e seja autorizada pela SEFAZ,  o ERP envie de forma automática (via integração) o arquivo XML aos canais de venda. 

5.  Mapeamento das situações de pedido

Para que sua operação inicie sem problemas no ERP é crucial conferir que o mapeamento de status entre o canal de venda e o ERP estão corretos. Ou seja, você deve garantir que cada status do canal de venda (ex: Paid) corresponda exatamente à situação equivalente no sistema (ex: aprovado).