Guia de implementação: Operação em Loja Física
Neste guia, você encontrará o passo a passo completo para configurar sua loja física no sistema da Olist.
Configurações Fiscais
1. Configurar Certificado Digital
A configuração do Certificado Digital é obrigatória para emissão da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).
Para configurar o documento, acesse:
- menu > configurações > aba “notas fiscais” > Configurações do certificado digital
2. Configurar as naturezas de operação (tributação)
A Natureza de Operação é o que identifica o objetivo de cada nota fiscal que sua loja emite ou recebe — seja uma venda, uma compra, uma devolução ou uma remessa.
Ela é essencial para garantir que sua empresa esteja em conformidade com o Fisco, pois define exatamente quais impostos serão aplicados e como cada transação será reportada aos órgãos fiscalizadores, evitando divergências tributárias e multas.
Atenção: a configuração deve ser realizada tanto para as operações de saída (vendas, prestação de serviços, etc.) quanto para as operações de entrada (compras de fornecedores, devoluções recebidas, etc.).
Selecione abaixo a aba referente ao seu Regime Tributário e siga as orientações.
SIMPLES NACIONAL
Para o Simples Nacional, o processo é simplificado. Assim que o Certificado Digital é configurado, o sistema pré-configura as naturezas básicas de forma automática.
Como acessar:
- Menu > configurações > aba “notas fiscais”
- Selecione os dois parâmetros abaixo para definir as regras de entrada e saída:
- Naturezas de operação de entrada (tributação)
- Naturezas de operação de saída (tributação)
Atenção: embora o sistema crie regras automáticas baseadas no padrão nacional, cada estado e cada tipo de produto (como itens com Substituição Tributária - ST) possui particularidades.
Dessa forma, é imprescindível que você:
- Analise as naturezas criadas: verifique as opções saída (venda) e entrada (compra) que o sistema criou automaticamente.
- Ajuste o número da Série: dentro de cada natureza, verifique o campo destinado ao número da série da nota fiscal. Confirme com sua contabilidade qual série deve ser utilizada para cada operação — esse ajuste é essencial para o documento ser aceito pela SEFAZ.
- Valide os códigos com seu contador: apresente ao seu contador a lista de naturezas criadas e confirme se os códigos de tributação (como o CSOSN) e os códigos de operação (CFOP) estão adequados para os produtos que você comercializa.
- Trate as exceções: se a sua loja vende produtos com regras especiais (como Substituição Tributária ou itens com tributação diferenciada), adicione as exceções conforme orientação da contabilidade.
- Inative o que não usar: para evitar erros na operação, inative as naturezas que sua loja não utiliza (ex: Venda para Exterior, se não for o caso).
REGIME NORMAL
Empresas enquadradas no Regime Normal possuem uma estrutura tributária mais complexa. Por esse motivo, o sistema disponibiliza apenas as naturezas padrão de venda e compra para servirem de modelo.
Importante: mesmo as naturezas padrão criadas pelo sistema devem ser revisadas e ajustadas conforme as alíquotas e regras específicas do seu negócio. As demais operações necessárias para a sua rotina deverão ser configuradas manualmente, seguindo as orientações da sua contabilidade.
Como acessar:
- Menu > configurações > aba “notas fiscais”
- Selecione os dois parâmetros abaixo para definir as regras de entrada e saída:
- Naturezas de operação de entrada (tributação)
- Naturezas de operação de saída (tributação)
Passo a passo para configuração:
- Mapeie suas operações: antes de configurar o sistema, liste com seu contador quais tipos de notas sua loja costuma emitir e receber (Ex: Venda interna, Venda para outros estados, Devoluções, Remessas para conserto, etc).
- Ajuste o número da Série: dentro de cada natureza, verifique o campo destinado ao número da série da nota fiscal. Confirme com sua contabilidade qual série deve ser utilizada para cada operação — esse ajuste é essencial para o documento ser aceito pela SEFAZ.
- Solicite os parâmetros fiscais: para cada operação mapeada, peça ao seu contador os códigos necessários, como o CST (Código de Situação Tributária) e o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).
- Cadastre as novas naturezas: no sistema, utilize o botão "incluir natureza de operação"e preencha os campos de tributação conforme orientações fornecidas pela sua contabilidade.
Atenção: é fundamental realizar esse processo tanto para as operações de saída (vendas e remessas) quanto para as de entrada (compras e devoluções recebidas). No Regime Normal, a configuração correta das entradas é o que garante que sua empresa aproveite corretamente os créditos de impostos permitidos por lei.
3. Configurar NFC-e
Faça a configuração da NFC-e para que sua empresa consiga emitir e transmitir a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica diretamente para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Para configurar a NFC-e siga o fluxo:
- Menu > configurações > aba “notas fiscais” > Configuração da nota fiscal eletrônica para consumidor final (NFCe)
Para testar a emissão da NFC-e, utilize o código de homologação (teste) no campo CSC (Código de Segurança do Contribuinte). Este código é fornecido pela Secretaria da Fazenda e garante que a nota emitida não terá validade jurídica.
Atenção: em caso de dúvidas, orientamos que confirme as informações e o código de homologação diretamente com a sua contabilidade para evitar problemas fiscais.
4. Confirmar informações com a contabilidade
É crucial que todas as configurações e parametrizações fiscais sejam validadas e confirmadas pela sua contabilidade.
.png)
Configurações de Vendas
5. Cadastrar produtos
Para conseguir controlar o estoque e os pedidos de vendas dos seus produtos, a etapa de cadastro de produtos é essencial no processo de implementação do sistema da Olist em sua operação.
Para realizar o cadastro dos itens, siga o fluxo:
- Menu > Cadastros > Produtos
Como essa etapa é o alicerce fundamental da sua gestão, recomendamos a leitura complementar dos artigos abaixo:
- Métodos de cadastro de produtos
- Conheça os campos da tela de produtos
- Campos obrigatórios no cadastro de produtos
6. Configuração do PDV
Nessa etapa, você irá definir as regras gerais que irão controlar o funcionamento das vendas realizadas no PDV.
Para realizar a configuração do PDV siga o fluxo:
- menu > configurações > aba vendas > Configuração do PDV
Para mais informações sobre essa configuração, acesse o artigo: Configurações PDV.
Configurações Financeiras
7. Cadastrar contas bancárias
Cadastrar suas contas bancárias permite a conciliação bancária no sistema da Olist. Com essa configuração, você pode centralizar o registro de suas movimentações dos bancos e conferir o fluxo de contas a pagar e a receber, garantindo que seu saldo no sistema esteja sempre alinhado com o banco.
Para iniciar o cadastro, siga o caminho:
- menu > configurações > aba “finanças” > Cadastro de contas bancárias
Importante: esse processo no sistema é manual para todos os bancos. Para facilitar sua rotina, utilize a Conta Digital da Olist e aproveite o benefício da conciliação automática.
Para mais informações, acesse o artigo:Contas bancárias.
Além do controle de saldo, o cadastro da conta bancária permite como ações complementares:
- Emissão de boletos bancários;
- Geração de QR Code para pagamentos via Pix.
.gif)
8. Cadastrar maquininha de cartão
Etapa para realizar a integração entre o ERP e a maquininha de cartão.
Essa configuração permite que ao finalizar uma venda no PDV os valores de cobrança sejam enviados de forma automática para a maquininha, tornando o processo de cobrança mais rápido e seguro, sem a necessidade do lojista digitar o valor da venda na maquininha de cartão.
Para seguir com essa configuração, acesse:
- menu > configurações > aba “finanças” > Configurações das maquininhas de cartão
Para mais informações, acesse: Como integrar sua maquininha de cartão ao ERP.
9. Cadastrar Gateway Financeiro
Configuração opcional que permite ter maior controle financeiro das taxas, tarifas e prazos da adquirente/maquininha parceira no módulo de contas a receber no sistema da Olist.
Para seguir com essa configuração, acesse:
- menu > configurações > aba “finanças” > Cadastro de gateways
Para mais informações, acesse o artigo: Gateway Financeiro: o que é, para que serve e como instalar.
10. Formas de recebimento
As formas de recebimento são opções de pagamento (como Pix, crédito, débito ou dinheiro) que sua loja aceita. Ao configurá-las, você define quais métodos estarão disponíveis para seleção no momento do fechamento de cada pedido e garante que o lançamento financeiro aconteça da forma correta.
Para definir siga o fluxo:
- menu > configurações > aba “finanças” > Formas de recebimento
Nessa etapa é recomendado que:
- Habilite e configure as formas de recebimento que você aceita.
- Desabilite as formas de recebimento que você não utiliza em sua operação.
Dica importante: se você configurou um gateway para controlar taxas e prazos, lembre-se de habilitá-lo nas formas de crédito e débito para serem aplicados corretamente às suas vendas.
Configurações Complementares
11. Cadastrar vendedores
Configuração opcional para operações que possuem vendedores.
Para cadastrar os vendedores no sistema siga o fluxo:
- menu > cadastros > vendedores > Incluir vendedores
Observação: caso os vendedores da sua loja precisem de usuário individual para acessar o sistema, no campo “Situação” escolha a opção “Ativo com acesso ao sistema”
Para mais informações acesse o artigo: Vendedores no ERP.
Importante: é nessa tela que você irá definir a regra de comissão dos vendedores.
12. Cadastrar usuários
Configuração opcional caso seja necessário criar usuários para outros setores ou funcionários.
Para criar acessos ao sistema, siga o fluxo abaixo:
- menu > configurações > aba “geral” > Cadastro de usuário do sistema
13. Configurar etiquetas de produtos
Configuração opcional para clientes que queiram gerar e imprimir etiquetas de produtos diretamente pelo sistema da Olist.
Para realizar essa parametrização, siga o fluxo abaixo:
- menu > configurações > aba “geral” > Configuração das etiquetas
Para mais informações, acesse o artigo: Como cadastrar a etiqueta de um produto.
