Extração de dados para contabilidade
Exportar informações fiscais e de estoque de forma correta é essencial para manter a saúde financeira do seu negócio e garantir que sua contabilidade receba os dados precisos. Neste guia, mostramos o passo a passo para extrair Notas Fiscais e relatórios de suprimentos.
Exportação de Notas Fiscais (XML)
- A contabilidade geralmente exige os arquivos em formato XML. Veja como obtê-los:
- No menu lateral, acesse vendas > Notas Fiscais.
- Clique no botão mais ações (canto superior direito) e selecione exportar notas fiscais.
- Escolha o formato XML (o mais comum para contadores). Você também tem as opções Planilha e PDF.
- Defina os parâmetros:
- Intervalo: Selecione a data de início e fim.
- Opções Adicionais: Você pode optar por incluir cartas de correção, Notas Fiscais (NFes) canceladas ou agrupar por UF do destinatário.
- Clique em download.
Dica de Especialista: se o sistema apresentar instabilidade ao tentar baixar um período longo (como um mês inteiro), tente fracionar a exportação (ex: do dia 01 ao 15 e depois do 16 ao 31). Atualmente, a exportação é feita por período total, incluindo todos os canais de venda (Shopee, Mercado Livre, etc.) simultaneamente.
Relatórios de Estoque e Suprimentos
Além das notas, três relatórios de suprimentos são fundamentais para o fechamento contábil:
A. Saldos em Estoque
Apresenta a foto do seu estoque em uma data específica.
- Caminho: menu Lateral > suprimentos > Relatórios > Controle de Estoques > Saldos em Estoque.
- Frequência: este relatório é extraído dia a dia.
B. Entradas e Saídas de Estoque
Ideal para visualizar a movimentação completa de um período.
- Caminho: menu Lateral > suprimentos > Relatórios > Controle de Estoques > Entradas e Saídas de Estoque.
- Frequência: permite extração mensal. Após gerar, clique em Download para baixar a planilha de Excel.
C. Visão Financeira do Estoque
Relatório focado no valor monetário dos produtos armazenados.
- Caminho: menu Lateral > suprimentos > Relatórios > Controle de Estoques > Visão Financeira do Estoque.
- Frequência: extração mensal. Também disponível para download em formato de planilha.
Boas Práticas
- Organização: crie pastas mensais no seu computador para separar os XMLs dos relatórios de estoque.
- Comunicação: verifique com seu contador se ele prefere os relatórios em Excel ou PDF.
- Cronograma: realize essa extração preferencialmente nos primeiros dias do mês subsequente para evitar atrasos na entrega dos impostos.
