Checklist final para operar sua loja física no sistema

O primeiro passo para iniciar uma operação saudável é garantir que os dados de produtos e as regras de negócio estejam corretas e parametrizadas no sistema da Olist.

1. Realizar o Inventário de Estoque

Realizar o inventário é um passo crucial para iniciar sua operação. Nesta etapa, você faz a contagem física dos produtos para garantir que o sistema reflita 100% a sua realidade.

No sistema de gestão da Olist, você tem três caminhos:

• Gerar Inventário: edição rápida e manual direto no ERP.
• Importar via Planilha: ideal para grandes volumes de itens.
• Importar por Coletor: para operações que utilizam dispositivos de leitura.

2. Configurações do PDV 

Garanta que as regras gerais que irão controlar o funcionamento das vendas realizadas no PDV foram realizadas. 

Acesse:

• Menu > Configurações > aba vendas > Configuração do PDV
• Realize as parametrizações conforme sua operação 

Para mais informações sobre essa configuração, acesse o artigo: Configurações PDV.

3. Configurações da nota fiscal eletrônica (opcional)

Para lojas que emitem NFe, é possível configurar a geração e a emissão automáticas das notas fiscais no momento em que o pedido assume o status aprovado. Para essa automação, siga o fluxo: 

• Menu > Configurações > aba notas fiscais > Configuração da nota fiscal eletrônica (NFe)

• Gerar nota fiscal automaticamente após a aprovação do pedido: ao ativar esta opção, a nota fiscal será gerada automaticamente assim que o pedido for aprovado.
• Autorizar automaticamente as notas fiscais geradas a partir da venda: ao ativar esta opção, as notas fiscais geradas serão transmitidas e autorizadas automaticamente junto à SEFAZ.

Caso queira ver todos os parâmetros disponíveis sobre NF-e, na seção Configurações adicionais clique em exibir.

4. Automatizar regras de lançamento financeiro

Para configurar o lançamento automático de contas a pagar e receber (essencial para o fluxo de caixa do balcão), siga o caminho: 

• Menu > Configurações > aba Finanças > Configurações Gerais

Siga cada passo para garantir que sua loja opere com segurança jurídica e que suas vendas sejam emitidas sem erros.

5. Validação da Série nas naturezas de operação 

Nesta etapa, você deve garantir que cada tipo de operação da sua loja esteja vinculada à série correta. A Série é o que organiza a sequência numérica das suas notas fiscais perante a SEFAZ, evitando que documentos sejam emitidos com numeração duplicada ou fora de ordem.

• Acesse: Menu > Configurações > aba notas fiscais 

Naturezas de operações de entrada (tributação)

Refere-se ao registro de mercadorias que chegam ao seu estoque (como Compras e Devoluções de clientes).

• Abra as naturezas de entrada que farão parte da sua rotina e confira se as séries estão preenchidas corretamente.

A série correta ajusta a sequência de numeração das notas fiscais de entrada emitidas pela sua empresa, como notas de devolução, garantindo que o registro do estoque de retorno esteja em conformidade fiscal.

Naturezas de operações de saída (tributação)

Refere-se ao registro de mercadorias que saem da sua loja (como Vendas, Transferências e Devoluções a fornecedores).

• Verifique todas as naturezas de saída, especialmente a de Venda padrão (NFC-e)
• O campo Série deve conter o número sequencial autorizado pela SEFAZ para sua loja

6. Validação com a Contabilidade

Antes de realizar a sua primeira venda, é fundamental que a sua contabilidade revise as configurações fiscais do sistema. Cada empresa possui particularidades dependendo do estado, regime tributário e tipo de produto vendido.

O que solicitar para o seu contador validar:

• Dados da Empresa: se o Regime Tributário (CRT) e as alíquotas padrão estão corretos.
• Regras de Impostos: se os códigos de tributação (como CSOSN ou CST) estão adequados aos seus produtos.
• Sequência de Séries: se os números de série validados no passo anterior estão autorizados pela SEFAZ.
• Naturezas de Operação: se os nomes e finalidades das naturezas criadas atendem à legislação do seu estado.

7. Teste de Emissão (Ambiente de Homologação)

Antes de vender para clientes reais, faça um teste de emissão de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica):

1. Acesse: Menu > Vendas > Notas Fiscais Consumidor
2. Clique em: Incluir nota consumidor
3. Preencha uma venda fictícia e salve
4. Tente enviar para autorização da Sefaz

8. Atualização para o CSC de Produção

Após o sucesso nos testes, você deve substituir o CSC de homologação pelo CSC de Produção. 

9. Virada de Chave: Homologação para Produção

Agora é o momento final. Entenda a diferença:

• Homologação: notas SEM valor fiscal (apenas testes).
• Produção: notas COM valor fiscal (operação real).

Para ativar e começar sua operação real no sistema, siga o fluxo: 

1. Menu > Configurações > Notas Fiscais > Ambiente das notas fiscais
2. Selecione a opção: Emissão de notas fiscais com validade jurídica
3. Salve a alteração

10. Ajustar N° da Nota Fiscal

Para garantir que sua transição entre sistemas seja perfeita, é necessário sincronizar a numeração. Nesta primeira emissão, você informará o próximo número da sequência manualmente para que o sistema da Olist assuma o controle automático a partir das próximas vendas.

Passo 1: Habilitar a edição de numeração

Por segurança, o sistema nasce com a edição bloqueada. Vamos liberá-la para este primeiro ajuste:

1. Acesse: Menu > Configurações > Aba Notas Fiscais.
2. Selecione: Configuração da Nota Fiscal Eletrônica (NFe).
3. Na seçãoConfigurações adicionais, clique em Exibir.
4. Desabilite a opção: Bloquear edição do número da nota fiscal e salve.

Passo 2: Criar e Ajustar a primeira nota

Realize o preenchimento padrão da sua venda e, por último, informe o número da nota para concluir o processo.

1. Acesse: Menu > Vendas > Notas Fiscais Consumidor e clique em Incluir nota
2. Preencha primeiro todos os dados da venda: selecione o produto, o cliente (consumidor) e a forma de pagamento
3. Com tudo preenchido, vá até o campo Número e informe o próximo número da sua sequência.
   • Exemplo: Se a última nota autorizada pela SEFAZ foi a 873, preencha 874.
4. Ao alterar o número, o sistema exibirá um aviso de segurança. Selecione a opção Estou ciente e, em seguida, clique em Salvar nota fiscal.

Passo 3: Autorizar NFC-e e Ativar bloqueio de edição

1. No menu de contexto (três pontinhos), selecione: autorizar nota fiscal
2. Certifique-se de que a nota foi autorizada com sucesso.

3. Após a autorização, retorne ao Passo 1 e ative novamente o parâmetro Bloquear edição do número da nota fiscal. 

   Importante: ativar este parâmetro evita que números sejam alterados acidentalmente , garantindo que o sistema siga a sequência automática corretamente para  próximas vendas.