Conferência de compra

O módulo de Conferência de Compra permite que você faça o check-in de mercadorias. Com ele, você pode receber volumes ou conferir os itens na chegada das mercadorias.

Para utilizar o recurso, é necessário baixar a funcionalidade na loja de extensões do ERP. Ela está disponível para os planos: Impulsione, Domine e Protagonize.

Como instalar a extensão

1. Para instalar, acesse o menu lateral esquerdo > Início > Loja de extensões.
2. Busque por Conferência de compras, clique em Instalar e confirme.

Observação: para utilizar o módulo, é preciso verificar as permissões de usuário.

Configuração do Módulo de Conferência de Compra

No módulo de Conferência de Compra, as notas de entrada são listadas em abas, de acordo com a situação da conferência:

• Aguardando entrada: notas que ainda não passaram pelo processo de conferência.
• Pronto para conferir: notas que já passaram pela conferência de volumes ou mercadorias (itens).
• Em conferência: notas que estão em processo de conferência.
• Conferidos: notas que já foram conferidas e não apresentaram problemas. Ou seja, todos os volumes e itens recebidos estão de acordo com a nota fiscal.
• Com problema: notas que já foram conferidas e apresentaram problemas, como divergência na quantidade de itens ou volumes com avarias.

No módulo de Conferência de Compra, você também pode importar XML (ctrl+X) das notas de entrada.

Para usar o recurso, acesse o módulo em Início > Suprimentos > Conferência de Compra.

Como enviar notas de entrada para a Conferência de Compra

Para conferir as mercadorias, primeiro, é necessário enviar a nota de entrada para conferência.

• Acesse início > suprimentos > Notas de entrada.
• Localize as notas e clique no menu de contexto (...) > Enviar para conferência de compra.
• Você também pode marcar as notas que deseja enviar e clicar em Mais ações > Enviar para conferência de compra.
• Para automatizar o envio das notas para conferência, acesse Início > Configurações. Na aba Suprimentos, clique em Configurações de notas fiscais de entrada e, em Envio para conferência de compra, selecione Automático ao salvar a nota. Não se esqueça de Salvar.
• Atenção: o envio automático é válido para notas que forem adicionadas ao ERP após a configuração.
• Confirme as notas e clique em Enviar.
• As notas de entrada em conferência serão identificadas com o ícone CC, na cor roxa.

Para continuar a conferência, acesse o módulo de Conferência de Compra e siga os passos a seguir.

Receber mercadorias

• É a ação de conferir a quantidade de volumes da nota e corresponde ao campo Quantidade de volumes na nota fiscal (por exemplo: a quantidade de caixas recebidas).
• Você pode parametrizar a realização de conferência oculta, em que a quantidade de volumes da nota não é exibida na tela. O artigo "Conferência de compras - configurações" irá auxiliá-lo a configurar este recurso.
  1. Caso esse campo não esteja preenchido, será considerado o valor 1.
  2. Localize as notas na aba Aguardando entrada.
• Clique em Receber mercadorias ou no menu de contexto (...) e, em seguida, em Iniciar recebimento de mercadorias.
• Você pode pesquisar a nota e teclar enter ou bipar a nota através da chave de acesso. O campo volumes será preenchido com a quantidade de volumes da nota.
• Ou, clique em (+) para adicionar os volumes da nota manualmente.
• Ao encontrar uma divergência, clique em Informar problemas, descreva qual é o problema, selecione o item da nota fiscal, a quantidade e Salve.
• Ao informar um problema, você pode concluir o recebimento ou cancelar. Ao cancelar, você pode escolher se a nota vai Voltar para pronto para conferir (enter) ou se vai Manter em conferência (esc). Ao manter em conferência, a nota vai para a aba Com problema.
• Com os volumes conferidos, você pode Imprimir recibo, se os volumes recebidos estiverem de acordo com a nota, ou Voltar para listagem, retornando à lista de notas para conferência.

Conferir itens

• É a ação de conferir os itens que fazem parte da nota fiscal, verificando se todos os itens foram recebidos e se estão sem avarias.
• Você pode parametrizar a conferência oculta, quando a quantidade de itens da nota não é exibida na tela. O artigo "Conferência de compras - configurações" irá auxiliá-lo a configurar este recurso.
  1. Localize as notas na aba Pronto para conferir.

Clique em Conferir itens ou no menu de contexto (...) e, em seguida, em Iniciar conferência de itens.

• Você também pode iniciar a conferência de itens diretamente da aba Aguardando entrada.
• Você pode pesquisar os produtos, informar a quantidade de itens e teclar enter ou bipar o produto pelo GTIN ou código do fornecedor. O campo quantidade será atualizado de acordo com a quantidade de itens conferidos.
• Ou, clique em (+) para adicionar os itens da nota manualmente.
• Caso você informe uma quantidade de itens maior que a quantidade de itens da nota, um aviso será exibido no ERP.
• Ao encontrar uma divergência, clique em Informar problemas, informe qual é o problema, selecione o item da nota fiscal, a quantidade, descreva o problema e Salve.
• Ao informar um problema, você pode concluir a conferência ou cancelar. Ao cancelar a conferência de itens, você pode escolher se a nota vai Voltar para pronto para conferir (enter) ou se vai Manter em conferência (esc). Ao manter em conferência, a nota vai para a aba Com problema.

Conferir itens em lote

Para conferir os itens em lote, marque as notas e faça a conferência, conforme os passos anteriores. Caso tenham diversos produtos de um mesmo fornecedor, o ERP exibirá um aviso possibilitando a conferência da próxima nota com o mesmo produto.

Conferir parcialmente

• Quando for necessário interromper uma conferência antes de finalizar a leitura de todos os itens, ou ocorrer alguma instabilidade, o sistema salvará o progresso para que seja possível terminar depois.
• Ao cancelar uma conferência em andamento, o botão Manter em conferência será exibido para que o progresso seja mantido e a conferência permaneça disponível na aba Em conferência, para finalização posterior.
• Na listagem, a conferência não finalizada apresentará na coluna Andamento o progresso realizado até o momento.
• Para continuar a conferência, basta acessar o menu de contexto (...) da nota e selecionar a opção Continuar conferência em andamento.
• Ou, você pode clicar em Reiniciar conferência de itens para recomeçar a conferência do zero.

Notas com problema

As notas da aba Com problemas só poderão ser concluídas ou ter a situação alterada quando todos os problemas forem resolvidos.

1. Para resolver um problema na nota, localize-a, clique no menu de contexto (...) e em seguida em Conferir problemas.
2. Uma tela com a descrição do problema informado anteriormente será exibida. Clique em Editar para incluir uma observação sobre a ação tomada.
3. Clique em Marcar como concluído para resolver o problema.

As notas que tiveram os problemas resolvidos vão para a aba Conferidos e ficarão identificadas com o ícone P, indicando que aquela nota apresentou algum problema durante a conferência

Lançamento de estoques

• Para lançar estoques, é necessário que a conferência dos itens tenha sido concluída. Para habilitar esse parâmetro, acesse as Configurações da conferência de compra. No artigo "Conferência de compras - configurações", você encontra informações sobre a configuração.
• Com a conferência concluída, você pode lançar o estoque através das notas fiscais. Para automatizar o lançamento do estoque, acesse as Configurações de estoque e, no parâmetro Lançamento de estoque para entradas, selecione Automático ao finalizar conferência de compra.

Permissões do usuário

Para utilizar o recurso de Conferência de Compra, o cliente precisa ter os seguintes acessos:

• Módulo Notas de entrada
• Módulo Conferência de compras

As permissões de ações são:

• Para alterar o status da conferência e remover a nota: Habilitar Pode alterar a situação da conferência de compra manualmente.
• Para fazer o recebimento de mercadorias: Habilitar Pode conferir volumes na conferência de compra.
• Para conferir os itens da nota: Habilitar Pode conferir itens na conferência de compra.
• Para resolver o problema de uma nota: Habilitar Pode conferir problemas na conferência de compra e autorizar Editar notas de entrada.